Agentur, Beratung oder Freelancer: Was passt wann?

Wer sich Unterstützung für Digitalisierung oder Automatisierung holen möchte, landet ziemlich schnell bei drei Begriffen:

Agentur.

Beratung.

Freelancer.

Und inzwischen nennt sich noch ungefähr jeder zweite Anbieter irgendwie „AI Solutions Partner".

Hilft nur leider nicht besonders bei der Frage, wen man wirklich braucht.

Ich würde deshalb weniger auf die Bezeichnung schauen und mehr darauf, welche Aufgabe gerade gelöst werden muss.

Wann passt eine Beratung?

Eine Beratung macht für mich vor allem dann Sinn, wenn die eigentliche Frage noch nicht beantwortet ist.

Zum Beispiel:

• Wo verlieren wir überhaupt Zeit?
• Welche Prozesse eignen sich für Automatisierung?
• Was sollten wir zuerst machen?
• Was lohnt sich wirtschaftlich?
• Welche Risiken gibt es?
• Wie könnte eine sinnvolle Zielarchitektur aussehen?

Hier geht es zunächst um Analyse und Entscheidungen.

Eine reine Beratung kann allerdings ein Problem haben:

Am Ende existieren 73 PowerPoint-Folien, aber noch kein einziger automatisierter Prozess.

Deshalb würde ich vorher klären, ob nach der Analyse auch jemand bei der Umsetzung hilft.

Oder ob das Unternehmen anschließend selbst einen technischen Partner suchen muss.

Wann passt ein Freelancer?

Ein Freelancer kann sehr gut passen, wenn das Problem bereits klar beschrieben ist.

Zum Beispiel:

„Wir möchten Formulareingänge automatisch ins CRM übertragen und anschließend eine Bestätigung verschicken."

Der Umfang ist überschaubar.

Die gewünschten Systeme stehen fest.

Dann braucht es möglicherweise keine große Analysephase.

Ein erfahrener Einzelner kann so etwas schnell und unkompliziert umsetzen.

Der Vorteil ist der direkte Kontakt.

Es gibt keine fünf Projektmanager zwischen Problem und Lösung.

Der Nachteil liegt ebenfalls auf der Hand.

Eine Person bleibt eine Person.

Was passiert bei Urlaub? Krankheit? Oder wenn der Freelancer in zwei Jahren etwas anderes macht?

Bei kleinen unkritischen Automatisierungen ist das vielleicht kein großes Problem.

Bei einem Prozess, ohne den jeden Morgen der komplette Kundenservice stillsteht, würde ich mir darüber vorher Gedanken machen.

Wann passt eine Agentur?

Eine Agentur kann sinnvoll sein, wenn mehrere Kompetenzen gleichzeitig benötigt werden.

Zum Beispiel Entwicklung, Design, Projektmanagement, Schnittstellen und laufender Betrieb.

Oder wenn dauerhaft größere Mengen Arbeit übernommen werden sollen.

Dann ist ein Team natürlich belastbarer als eine einzelne Person.

Allerdings würde ich bei Agenturen besonders genau prüfen, wem die technische Lösung anschließend gehört.

Läuft alles auf Konten der Agentur? Kann das Unternehmen den Anbieter wechseln? Sind Workflows und Dokumentation zugänglich? Oder verschwindet beim Vertragsende plötzlich das halbe System?

Eine laufende Zusammenarbeit ist überhaupt nichts Schlechtes.

Nur sollte sie freiwillig sein.

Und dann gibt es noch den Mischtyp

Genau genommen verschwimmen die Grenzen ohnehin.

Es gibt Berater, die selbst umsetzen.

Freelancer, die hervorragend strategisch arbeiten.

Agenturen, die klein und persönlich organisiert sind.

Und technische Dienstleister, die Analyse, Umsetzung und Betrieb aus einer Hand anbieten.

Deshalb würde ich mich nicht lange an der Berufsbezeichnung aufhalten.

Viel wichtiger ist:

Was brauche ich in welcher Phase?

Phase 1: Ich weiß nur, dass irgendwo Zeit verloren geht

Dann brauche ich zunächst jemanden, der Prozesse versteht.

Nicht jemanden, der mir das erste Tool verkauft.

Der erste Schritt könnte beispielsweise eine Prozessaufnahme oder ein Automatisierungs-Radar sein.

Wo entstehen Wartezeiten? Wo wird doppelt gearbeitet? Welche Systeme sind beteiligt? Welche Probleme treten häufig auf? Welche Verbesserung hätte den größten Nutzen?

Danach weiß man überhaupt erst, was gebaut werden sollte.

Phase 2: Ich kenne mein Problem bereits

Dann brauche ich eher Umsetzungskompetenz.

Jetzt werden Fragen wichtig wie:

Kann die Person unsere Systeme anbinden? Kennt sie Schnittstellen? Kann sie zuverlässig testen? Wie wird mit Fehlerfällen umgegangen? Wie sieht die Dokumentation aus?

Hier kann ein guter Freelancer genauso richtig sein wie ein spezialisiertes kleines Team.

Phase 3: Die Lösung läuft und wird wichtig

Jetzt verändert sich die Frage erneut.

Wer betreibt sie? Wer überwacht sie? Wer hält sie aktuell? Was passiert bei einem Ausfall? Wie schnell kann jemand reagieren?

Spätestens sobald ein automatisierter Ablauf geschäftskritisch wird, sollte diese Verantwortung klar geregelt sein.

Ich würde deshalb anders auswählen

Nicht:

Brauche ich eine Agentur oder einen Berater?

Sondern:

Was fehlt mir gerade? Analyse? Priorisierung? Technische Umsetzung? Betrieb? Schulung? Mehrere dieser Dinge?

Und dann würde ich genau dafür jemanden suchen.

Ein Unternehmen mit fünf Mitarbeitern braucht vielleicht eine einzelne Person, die einen sehr konkreten Workflow baut.

Ein anderes KMU hat zwanzig Prozesse, drei Standorte und sechs Systeme und braucht eine völlig andere Unterstützung.

Beides ist richtig.

Mein Fazit

Agentur, Beratung oder Freelancer ist für mich nicht die wichtigste Entscheidung.

Viel wichtiger sind drei Fragen:

Versteht jemand unser Problem? Kann er die notwendige Lösung tatsächlich umsetzen oder den richtigen Weg dorthin zeigen? Und ist geklärt, was nach der Umsetzung passiert?

Wenn diese drei Dinge passen, ist mir persönlich ziemlich egal, was auf der Visitenkarte steht.

Die Berufsbezeichnung ist am Ende zweitrangig. Entscheidend ist, ob jemand dein Problem versteht, es umsetzen kann und auch danach noch klar ist, wer wofür verantwortlich ist. So habe ich meine Leistungen aufgebaut.

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Monika Egglseder

Ich beschäftige mich mit Prozessen, Digitalisierung und Business Automation für kleine und mittlere Unternehmen. Dabei interessiert mich weniger, was technisch alles möglich ist, sondern was im Arbeitsalltag tatsächlich etwas besser macht.

Prozesse. Einfach. Machen.