5 Prozesse, bei denen sich Automatisierung wirklich lohnt

Wenn irgendwo steht „Diese fünf Prozesse muss jedes Unternehmen sofort automatisieren", werde ich grundsätzlich ein bisschen skeptisch.

Denn Unternehmen sind unterschiedlich. Ein Heizungsbauer hat andere Abläufe als eine Versicherung, eine Kanzlei oder eine Eventagentur.

Trotzdem gibt es Prozesse, bei denen ich ziemlich regelmäßig genauer hinschauen würde. Nicht weil dort zwingend KI hineinmuss, sondern weil dort häufig erstaunlich viel Arbeitszeit verschwindet.

Und meistens sind es nicht die großen spektakulären Aufgaben.

Es sind die kleinen Dinge, die jeden Tag wiederkommen.

1. Eingehende Anfragen und E-Mails

Eine Anfrage kommt über die Website, per E-Mail oder über einen anderen Kanal herein.

Dann passiert häufig Folgendes:

• Jemand liest sie.
• Jemand entscheidet, wer zuständig ist.
• Die Kontaktdaten werden irgendwo eingetragen.
• Vielleicht wird im CRM ein neuer Vorgang angelegt.
• Eine Bestätigung geht raus.
• Eine Aufgabe wird erstellt.
• Und irgendwann antwortet jemand.

Jeder einzelne Schritt ist klein.

Genau deshalb fällt oft gar nicht auf, wie viel Zeit darin steckt.

Hier lässt sich häufig schon mit relativ einfachen Regeln viel erreichen.

Eine Anfrage kann automatisch erkannt, einer Kategorie zugeordnet und an die richtige Stelle weitergeleitet werden. Kundendaten können übernommen und Aufgaben angelegt werden.

KI kann interessant werden, wenn eine E-Mail nicht immer gleich aufgebaut ist und erst verstanden werden muss, worum es eigentlich geht.

Aber auch hier gilt:

Wenn eine einfache Regel reicht, brauche ich keine KI.

2. Angebote erstellen und nachverfolgen

Angebote sind für mich ein ziemlich typischer Kandidat.

Nicht unbedingt die Preisfindung selbst. Die kann je nach Unternehmen sehr individuell sein.

Aber alles drumherum.

• Kundendaten übernehmen.
• Produkte oder Leistungen einfügen.
• Vorlagen befüllen.
• Dokument erstellen.
• PDF erzeugen.
• Versenden.
• Status dokumentieren.
• Nach einigen Tagen nachfassen.

Gerade der letzte Punkt wird gerne vergessen.

Nicht weil Mitarbeiter keine Lust darauf haben, sondern weil zwischendurch wieder zehn andere Dinge passieren.

Eine gute Automatisierung kann hier vorbereiten, erinnern oder bestimmte Standardfälle komplett übernehmen.

Der Mensch kontrolliert zum Beispiel nur noch das fertige Angebot und gibt es frei.

So bleibt die Entscheidung beim Menschen, während die Fleißarbeit verschwindet.

3. Termine und Erinnerungen

„Wann würde es Ihnen passen?"

„Dienstag könnte ich."

„Dienstag geht bei mir leider nicht. Mittwoch?"

„Mittwoch nur vormittags."

Man kennt es.

Für einen einzelnen Termin kein Drama.

Bei zwanzig oder fünfzig Terminen pro Woche sieht das anders aus.

Terminbuchung ist wahrscheinlich eines der einfachsten Beispiele dafür, wie kleine Automatisierungen viel Kleinkram aus dem Alltag nehmen können.

Freie Termine können automatisch angeboten werden.

Bestätigungen gehen direkt raus.

Vor dem Termin kommt eine Erinnerung.

Bei Bedarf werden vorher Informationen abgefragt.

Und bei einer Absage kann automatisch ein neuer Termin angeboten werden.

Interessant wird es besonders dort, wo Termine nicht nur gebucht werden müssen, sondern Menschen regelmäßig daran erinnert werden müssen, warum dieser Termin überhaupt wichtig ist.

Denn eine Terminbuchungssoftware allein löst noch kein Prozessproblem.

Wenn Kunden den Termin trotzdem vergessen, verschieben oder keinen Sinn darin sehen, braucht es mehr als einen Kalenderlink.

Dann geht es um Kommunikation und Prozessdesign.

4. Fehlende Unterlagen und Informationen

Für mich einer der unterschätztesten Zeitfresser überhaupt.

Ein Antrag ist fast vollständig.

Fast.

Ein Dokument fehlt.

Eine Unterschrift fehlt.

Ein Formular wurde nur halb ausgefüllt.

Also schreibt jemand eine Mail.

Drei Tage später schaut jemand nach, ob etwas gekommen ist.

Dann noch eine Erinnerung.

Vielleicht kommt anschließend zwar eine Antwort, aber das falsche Dokument.

Und schon beginnt die nächste Runde.

Solche Prozesse lassen sich häufig sehr gut unterstützen.

Das System weiß, welche Unterlagen zu einem Vorgang gehören.

Es erkennt, was bereits vorhanden ist.

Fehlt etwas, kann automatisch eine freundliche Erinnerung ausgelöst werden.

Kommt das Dokument später herein, wird es dem richtigen Vorgang zugeordnet.

Bei Unsicherheit geht der Fall an einen Menschen.

Gerade hier finde ich den Gedanken wichtig:

Die Automatisierung soll nicht möglichst viel alleine entscheiden.

Sie soll dafür sorgen, dass ein Mensch seine Zeit nicht mit Kontrollieren und Hinterherlaufen verbringt.

5. Rechnungen und offene Zahlungen

Rechnung erstellen.

Versenden.

Zahlungseingang kontrollieren.

Feststellen, dass nichts gekommen ist.

Erinnerung schreiben.

Noch einmal kontrollieren.

Noch einmal nachfassen.

Auch hier steckt selten eine besonders anspruchsvolle Tätigkeit dahinter. Trotzdem kostet sie zuverlässig Zeit.

Viele Buchhaltungssysteme können heute bereits einen großen Teil davon selbst.

Und genau deshalb würde ich hier zuerst prüfen, was die vorhandene Software eigentlich schon kann, bevor eine zusätzliche Automatisierung gebaut wird.

Das wird nämlich erstaunlich häufig vergessen.

Nicht jedes Problem braucht ein neues Tool.

Vielleicht braucht es nur einen Haken in einer Einstellung, die seit drei Jahren niemand angefasst hat.

Welcher dieser Prozesse sollte zuerst dran sein?

Nicht automatisch Nummer eins.

Ich würde drei Dinge prüfen:

• Wie häufig passiert der Prozess?
• Wie viel Zeit kostet er tatsächlich?
• Wie sehr nervt oder behindert er den Betrieb?

Dann würde ich messen.

Nicht schätzen.

Eine Woche lang reicht oft schon, um ein erstaunlich gutes Gefühl dafür zu bekommen, wo Arbeitszeit verschwindet.

Manchmal stellt sich dann heraus, dass die Aufgabe, über die sich alle beschweren, gar nicht der größte Zeitfresser ist.

Und manchmal sind es vier Minuten hier, sieben Minuten dort und fünf Minuten an einer anderen Stelle.

Multipliziert mit hundert Vorgängen im Monat wird daraus plötzlich etwas ziemlich Großes.

Genau dort lohnt es sich hinzuschauen.

Nicht weil man fünf Prozesse „sofort automatisieren muss".

Sondern weil man herausfinden sollte, welcher Prozess im eigenen Unternehmen gerade am meisten unnötige Arbeit verursacht.

Und mit genau dem würde ich anfangen.

Du weißt, dass irgendwo Zeit verloren geht, aber noch nicht genau wo? Genau dafür ist mein Automations-Radar gedacht: Prozesse sichtbar machen, Potenzial bewerten und erst dann entscheiden, was sich wirklich lohnt.

Wenn du weiterdenken willst

• Lohnt sich Automatisierung? So rechnest du den Nutzen aus
• Welches Tool braucht mein Unternehmen wirklich?

Monika Egglseder

Ich beschäftige mich mit Prozessen, Digitalisierung und Business Automation für kleine und mittlere Unternehmen. Dabei interessiert mich weniger, was technisch alles möglich ist, sondern was im Arbeitsalltag tatsächlich etwas besser macht.

Prozesse. Einfach. Machen.