Lohnt sich Automatisierung? So rechnest du den Nutzen aus

„Wir sparen damit viel Zeit."

Das klingt gut.

Ist für mich aber noch keine vernünftige Entscheidungsgrundlage.

Denn Zeitersparnis ist nicht automatisch wirtschaftlicher Nutzen.

Wenn ich wissen möchte, ob sich eine Automatisierung lohnt, möchte ich deshalb vor der Umsetzung ein paar Zahlen sehen.

Keine komplizierte Unternehmensberatungsmathematik.

Ein Taschenrechner reicht meistens völlig.

Zuerst brauche ich den Ist-Zustand

Der wichtigste Wert ist erstaunlicherweise der, den viele Unternehmen nicht kennen:

Wie viel Arbeit macht dieser Prozess heute überhaupt?

Dafür brauche ich im Grunde nur drei Werte:

• Wie oft läuft der Prozess?
• Wie lange dauert ein Vorgang?
• Wer arbeitet daran?

Angenommen, eine Aufgabe kommt 60-mal im Monat vor und benötigt durchschnittlich zwölf Minuten.

Das sind zwölf Stunden Arbeitszeit im Monat.

Und plötzlich sieht eine kleine Zwölf-Minuten-Aufgabe ganz anders aus.

Genau deshalb würde ich nicht fragen:

„Wie lange dauert das ungefähr?"

Sondern den Prozess für eine gewisse Zeit tatsächlich messen.

Der Stundenlohn reicht für die Rechnung nicht

Wenn ein Mitarbeiter 25 Euro brutto pro Stunde verdient, kostet eine Stunde Arbeit das Unternehmen nicht 25 Euro.

Dazu kommen Arbeitgeberanteile und weitere Kosten.

Je nachdem, wie genau man rechnen möchte, gehören auch anteilige Kosten für Arbeitsplatz, Software, Verwaltung oder andere betriebliche Aufwendungen dazu.

Für eine erste Einschätzung reicht ein realistischer interner Vollkostensatz.

Es geht nicht darum, auf den Cent genau zu sein.

Es geht darum, nicht mit einer Zahl zu rechnen, die von Anfang an zu niedrig ist.

Ein einfaches Beispiel

Nehmen wir unseren Prozess mit zwölf Stunden Aufwand pro Monat.

Wir rechnen beispielhaft mit 45 Euro internen Kosten pro Arbeitsstunde.

Dann kostet uns dieser Prozess:

12 Stunden × 45 Euro = 540 Euro pro Monat

oder

6.480 Euro pro Jahr.

Jetzt kommt die Automatisierung.

Angenommen, sie kann 70 Prozent der manuellen Arbeit übernehmen.

Das ist ausdrücklich nur ein Rechenbeispiel und kein Versprechen.

Dann könnten rund 4.536 Euro Arbeitskapazität pro Jahr frei werden.

Jetzt kennen wir zumindest die Größenordnung.

Dann kommen die Kosten der Lösung

Und hier wird gerne schöngerechnet.

Eine Automatisierung kostet nämlich nicht nur die Softwarelizenz.

Dazu können gehören:

• Konzeption.
• Umsetzung.
• Tests.
• Einrichtung.
• Schulung.
• Hosting.
• Softwarelizenzen.
• Wartung.
• Änderungen.
• Monitoring.

Vielleicht kostet die Umsetzung beispielsweise 2.500 Euro und der laufende Betrieb 50 Euro im Monat.

Dann liegen die Kosten im ersten Jahr bei 3.100 Euro.

Einem möglichen Nutzen von 4.536 Euro stehen also 3.100 Euro Kosten gegenüber.

Jetzt haben wir eine Grundlage, über die man reden kann.

Aber habe ich jetzt wirklich 4.536 Euro verdient?

Nein.

Und genau hier werden ROI-Rechnungen schnell kreativ.

Wenn ein Mitarbeiter durch die Automatisierung acht Stunden im Monat weniger Verwaltungsarbeit hat, stehen nicht plötzlich 360 Euro mehr auf dem Bankkonto.

Die entscheidende Frage lautet:

Was passiert mit der gewonnenen Zeit?

Vielleicht können mehr Angebote bearbeitet werden.

Vielleicht können mehr Kunden betreut werden.

Vielleicht sinken Überstunden.

Vielleicht wächst das Unternehmen, ohne sofort zusätzliches Personal einstellen zu müssen.

Vielleicht bekommt eine Führungskraft endlich Zeit für Aufgaben, die seit Monaten liegenbleiben.

Oder die Mitarbeiter sind einfach weniger genervt.

Auch das ist ein Nutzen.

Aber nicht jeder Nutzen lässt sich eins zu eins als Eurobetrag verbuchen.

Deshalb würde ich zwischen drei Dingen unterscheiden.

Direkter finanzieller Nutzen

Zum Beispiel eingesparte externe Kosten oder vermiedene Gebühren.

Zurückgewonnene Kapazität

Mitarbeiter haben mehr Zeit für andere Aufgaben.

Qualitativer Nutzen

Weniger Fehler, weniger Stress, schnellere Reaktionen oder zufriedenere Kunden.

Alles drei kann wichtig sein.

Aber es sollte nicht in einen einzigen Fantasie-Eurobetrag geworfen werden.

Fehler gehören ebenfalls in die Rechnung

Zeit ist nur ein Teil.

Manuelle Prozesse können Fehler verursachen.

Eine falsche Zahl im Angebot.

Ein vergessener Termin.

Ein Vorgang, der nicht nachverfolgt wird.

Eine Rechnung, die zu spät gestellt wird.

Ein Lead, auf den niemand reagiert.

Wenn solche Fehler regelmäßig vorkommen, können sie ebenfalls einen messbaren Wert haben.

Allerdings würde ich auch hier konservativ rechnen.

Wenn ich nicht weiß, ob eine schnellere Reaktion wirklich zehn zusätzliche Aufträge bringt, rechne ich diese zehn Aufträge nicht einfach als sicheren Umsatz ein.

Ich kann unterschiedliche Szenarien bauen.

Zum Beispiel:

• Vorsichtig: Die Lösung spart nur 30 Prozent.
• Realistisch: Sie spart 50 Prozent.
• Optimal: Sie spart 70 Prozent.

Wenn sich das Projekt nur im optimalen Szenario rechnet, wäre ich vorsichtig.

Die wichtigste ROI-Messung kommt nach der Umsetzung

Vorher rechne ich mit Annahmen.

Nachher kann ich messen.

Hat sich die Bearbeitungszeit tatsächlich reduziert?

Wie viele Fälle laufen automatisch?

Wie viele müssen manuell korrigiert werden?

Wie häufig entstehen Fehler?

Wie viel Zeit benötigt der Prozess jetzt?

Und entstehen vielleicht neue Probleme, die vorher niemand bedacht hat?

Das ist für mich der eigentliche ROI.

Nicht eine hübsche Zahl im Angebot.

Sondern der Vergleich:

Was hat der Prozess vorher gekostet und was kostet er jetzt?

Wenn wir das sauber messen, können wir anschließend auch viel besser entscheiden, welcher Prozess als Nächstes dran ist.

Und manchmal lautet das Ergebnis eben auch:

Diese Automatisierung lohnt sich nicht.

Dann sollte man sie auch nicht bauen.

Ich finde, genau das gehört zu vernünftiger Digitalisierung dazu.

Du willst nicht nur schätzen, sondern einmal mit deinen eigenen Zahlen rechnen? Mit meinem ROI-Rechner kannst du Zeitaufwand, Häufigkeit und Kosten eines Prozesses einmal grob gegenüberstellen.

Wenn du weiterdenken willst

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Monika Egglseder

Ich beschäftige mich mit Prozessen, Digitalisierung und Business Automation für kleine und mittlere Unternehmen. Dabei interessiert mich weniger, was technisch alles möglich ist, sondern was im Arbeitsalltag tatsächlich etwas besser macht.

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