n8n, Make oder Zapier? Was passt zu welchem Unternehmen?

Wenn man anfängt, sich mit Automatisierung zu beschäftigen, dauert es meistens nicht lange, bis diese drei Namen auftauchen:

n8n.

Make.

Zapier.

Alle drei können Programme miteinander verbinden und Arbeitsschritte automatisch ausführen.

Also nimmt man einfach das günstigste?

Leider nein.

Aber man muss daraus auch keine Wissenschaft machen.

Was machen die drei überhaupt?

Das Grundprinzip ist immer ähnlich.

Ein Ereignis startet einen Ablauf.

Zum Beispiel:

• Ein Formular wird abgeschickt.
• Eine E-Mail kommt herein.
• Ein Datensatz wird verändert.
• Ein Termin wird gebucht.

Danach passieren automatisch weitere Schritte.

Daten werden übertragen.

Eine Nachricht wird verschickt.

Ein Dokument wird erstellt.

Ein CRM aktualisiert.

Oder eine KI bekommt einen Text zur Verarbeitung.

Der Unterschied steckt weniger darin, ob die drei das grundsätzlich können.

Interessanter ist, wie komplex der Ablauf werden darf, wie die Nutzung berechnet wird, wie viel technische Kontrolle man bekommt und wie viel man selbst betreiben möchte.

Zapier: schnell drin, schnell gebaut

Zapier ist wahrscheinlich der zugänglichste Einstieg.

Das Prinzip ist sehr geradlinig:

Wenn etwas passiert, führe eine oder mehrere Aktionen aus.

Für einfache Abläufe ist das angenehm.

Zum Beispiel:

• Neue Anfrage aus einem Formular.
• Kontakt im CRM anlegen.
• Bestätigung versenden.
• Vertriebsmitarbeiter informieren.
• Fertig.

Zapier hat außerdem ein sehr großes Angebot fertiger Integrationen.

Das kann hilfreich sein, wenn viele unterschiedliche Cloud-Anwendungen verbunden werden sollen.

Der Punkt, den ich genau anschauen würde, ist das Abrechnungsmodell.

Zapier zählt erfolgreiche Aktionen innerhalb eines Workflows als Tasks. Je mehr Schritte und je häufiger ein Ablauf ausgeführt wird, desto stärker steigt die Nutzung.

Bei KI-Funktionen kann die Berechnung zusätzlich anders aussehen.

Für wenige überschaubare Abläufe kann das völlig in Ordnung sein.

Bei hohem Volumen sollte man vorher rechnen.

Make: visuell und ziemlich flexibel

Make gefällt vielen Menschen, weil man einen Prozess tatsächlich vor sich sieht.

Die einzelnen Module liegen auf einer Oberfläche und werden miteinander verbunden.

Verzweigungen, Filter und verschiedene Wege innerhalb eines Prozesses lassen sich dadurch gut darstellen.

Das ist besonders praktisch, wenn ein Workflow etwas komplizierter wird.

Zum Beispiel:

Eine Kundenanfrage kommt herein. Handelt es sich um einen Bestandskunden, passiert A. Ist es ein neuer Kunde, passiert B. Fehlen bestimmte Informationen, passiert C. Und bei einem bestimmten Auftragswert wird zusätzlich jemand informiert.

Das lässt sich visuell ziemlich gut nachvollziehen.

Make berechnet Nutzung inzwischen über Credits. Viele normale Modulaktionen benötigen einen Credit, bei bestimmten Funktionen kann der Verbrauch aber anders aussehen.

Auch hier gilt deshalb:

Nicht nur auf den monatlichen Einstiegspreis schauen.

n8n: mehr Freiheit, aber auch mehr Verantwortung

n8n geht technisch ein Stück weiter.

Auch dort werden Workflows visuell gebaut.

Man kann aber leichter eigene Logik, Code, APIs oder Datenbanken einbinden.

Der große Unterschied ist außerdem:

n8n kann auf eigener Infrastruktur betrieben werden.

Das kann interessant sein, wenn ein Unternehmen mehr Kontrolle darüber haben möchte, wo Workflows und deren Daten verarbeitet werden.

Allerdings wird Self-Hosting manchmal dargestellt, als wäre damit automatisch alles gelöst.

Das stimmt nicht.

Wer selbst hostet, muss sich auch um Betrieb kümmern.

• Updates.
• Sicherheit.
• Backups.
• Monitoring.
• Fehler.
• Zugriffsrechte.

Self-Hosting bedeutet mehr Kontrolle.

Es bedeutet aber auch mehr Verantwortung.

Wenn intern niemand dafür zuständig ist, muss diese Verantwortung eben ein externer Partner übernehmen.

Welches ist jetzt das beste?

Keines.

Das klingt langweilig, ist aber die sinnvollste Antwort.

Zapier würde ich anschauen, wenn …

• die Abläufe eher einfach sind,
• schnell etwas funktionieren soll,
• wenig technische Betreuung vorhanden ist,
• und die benötigten Anwendungen bereits gut angebunden sind.

Make würde ich anschauen, wenn …

• Prozesse stärker verzweigen,
• eine visuelle Darstellung wichtig ist,
• niemand programmieren möchte,
• aber trotzdem etwas komplexere Logik benötigt wird.

n8n würde ich anschauen, wenn …

• Workflows komplexer werden,
• eigene Systeme oder APIs angebunden werden,
• Datenkontrolle eine größere Rolle spielt,
• Self-Hosting gewünscht ist,
• oder das Unternehmen technisch flexibler bleiben möchte.

Das sind keine harten Regeln.

Es sind Ausgangspunkte.

Datenschutz entscheidet sich nicht am Logo

Ein Punkt ist mir besonders wichtig.

Man liest gerne Sätze wie:

„n8n ist DSGVO-konform."

Oder:

„Make ist DSGVO-konform."

So einfach funktioniert Datenschutz nicht.

Entscheidend ist der konkrete Aufbau.

Welche Daten werden verarbeitet? Auf welcher Infrastruktur? Welche weiteren Dienste werden aufgerufen? Welche Verträge bestehen? Wer hat Zugriff? Werden Daten in Drittländer übertragen? Wie lange werden Protokolle gespeichert?

Auch ein selbst gehosteter Workflow kann datenschutzrechtlich schlecht aufgebaut sein.

Und eine Cloud-Lösung kann unter passenden Rahmenbedingungen vernünftig eingesetzt werden.

Deshalb würde ich das nie allein am Produktnamen festmachen.

Mein wichtigster Tipp: den Prozess vorher durchrechnen

Bevor ich mich für eines der drei Systeme entscheide, würde ich einen echten Prozess nehmen.

Nicht einen Demo-Workflow.

Einen aus dem Unternehmen.

Zum Beispiel:

Eine Anfrage kommt rein. Sie wird analysiert. Drei Daten werden gespeichert. Ein Dokument erstellt. Eine Mail verschickt. Eine Aufgabe angelegt.

Dann würde ich schauen:

Wie oft passiert das im Monat? Wie viele Schritte braucht der Workflow? Was kostet genau dieses Volumen auf der jeweiligen Plattform? Wie schwierig wäre der Betrieb? Und kann jemand im Unternehmen später noch verstehen, was dort gebaut wurde?

Danach sieht die Entscheidung häufig schon viel klarer aus.

Denn am Ende ist nicht das modernste Automatisierungstool das beste.

Sondern das, mit dem der Prozess zuverlässig, verständlich und bezahlbar läuft.

Du musst dich nicht zuerst zwischen n8n, Make und Zapier entscheiden. Zeig mir lieber den Prozess. Das passende Werkzeug ergibt sich meistens erst daraus. So arbeite ich bei einer Prozessanalyse.

Wenn du weiterdenken willst

• Welches Tool braucht mein Unternehmen wirklich?
• Lohnt sich Automatisierung? So rechnest du den Nutzen aus

Monika Egglseder

Ich beschäftige mich mit Prozessen, Digitalisierung und Business Automation für kleine und mittlere Unternehmen. Dabei interessiert mich weniger, was technisch alles möglich ist, sondern was im Arbeitsalltag tatsächlich etwas besser macht.

Prozesse. Einfach. Machen.