7–8 Min. Lesezeit

Automatisierung ohne eigene IT-Abteilung: Geht das?

Viele kleine und mittlere Unternehmen haben keine eigene IT-Abteilung.

Vielleicht gibt es einen externen IT-Dienstleister.

Vielleicht kennt sich ein Mitarbeiter besonders gut aus.

Oder alle hoffen einfach, dass der Drucker heute einen guten Tag hat.

Trotzdem können solche Unternehmen sinnvoll automatisieren.

Sie müssen nur anders an das Thema herangehen als ein Konzern mit zwanzig Entwicklern.

Eine eigene IT-Abteilung ist nicht die wichtigste Voraussetzung

Für viele Automatisierungsprojekte braucht ein Unternehmen keinen eigenen Entwickler.

Was es aber sehr wohl braucht, ist jemanden, der den Prozess kennt.

Das ist ein wichtiger Unterschied.

Wenn Kundenanfragen automatisiert werden sollen, brauche ich die Person, die heute Kundenanfragen bearbeitet.

Sie weiß:

Welche Anfrage ist dringend?
Welche Informationen fehlen häufig?
Wer ist wann zuständig?
Welche Sonderfälle gibt es?
Welche Fehler wären problematisch?

Dieses Wissen hat häufig nicht die IT.

Es liegt im Fachbereich.

Und genau deshalb können kleinere Unternehmen bei Prozessautomatisierung sogar einen Vorteil haben.

Die Menschen, die den Prozess kennen, sitzen oft nur zwei Türen voneinander entfernt.

Trotzdem braucht Technik einen Verantwortlichen

Was nicht funktionieren wird:

Ein externer Dienstleister baut etwas.

Alle freuen sich.

Drei Monate später funktioniert eine Schnittstelle nicht mehr.

Niemand weiß, wo der Workflow liegt.

Und der Mensch, der ihn gebaut hat, ist nicht erreichbar.

Deshalb sollte spätestens vor dem Go-live geklärt werden:

Wer überwacht das System?
Wer bekommt Fehlermeldungen?
Wer installiert Updates?
Wer kümmert sich um Backups?
Wer verwaltet Zugänge?
Wer kann eingreifen?
Wer dokumentiert Änderungen?

Diese Person muss nicht im Unternehmen angestellt sein.

Aber sie muss existieren.

Mit einfachen Prozessen starten

Wenn keine technische Mannschaft vorhanden ist, würde ich nicht mit dem Herzstück der Produktion beginnen.

Auch nicht mit einem komplizierten ERP-Umbau.

Und wahrscheinlich nicht mit einem System, das eigenständig wichtige Entscheidungen über Menschen trifft.

Für den Anfang eignen sich Prozesse, die:

häufig vorkommen,
klar beschrieben werden können,
überschaubare Auswirkungen haben,
und sich im Fehlerfall manuell weiterführen lassen.

Zum Beispiel:

Anfragen vorsortieren.
Daten übertragen.
Erinnerungen versenden.
Dokumente vorbereiten.
Termine koordinieren.
Fehlende Unterlagen nachfordern.

Das sind keine spektakulären Projekte.

Genau deshalb sind sie oft gute erste Projekte.

Erst Vorschlag, dann Automatik

Ein Prinzip gefällt mir besonders gut:

Nicht sofort alles automatisch ausführen lassen.

Eine neue Lösung kann zunächst im Hintergrund mitlaufen.

Sie liest zum Beispiel eingehende Anfragen und schlägt eine Kategorie vor.

Ein Mitarbeiter kontrolliert.

Oder das System erstellt eine Antwort, verschickt sie aber noch nicht.

Ein Mensch gibt sie frei.

So sieht man ziemlich schnell:

Welche Fälle funktionieren gut? Wo liegt das System daneben? Welche Sonderfälle wurden vergessen?

Erst wenn das stabil läuft, kann der Automatisierungsgrad erhöht werden.

Das ist vielleicht weniger beeindruckend als eine Demo, in der ein KI-Agent nach sieben Sekunden angeblich das komplette Unternehmen führt.

Dafür funktioniert es im echten Leben meistens besser.

Dokumentation ist bei kleinen Unternehmen besonders wichtig

In einem Konzern gibt es häufig mehrere Menschen, die ein System verstehen.

Im kleinen Betrieb vielleicht nur einen.

Deshalb würde ich Dokumentation nicht als lästige Zusatzaufgabe sehen.

Zu jedem wichtigen Workflow sollte zumindest festgehalten werden:

Was startet ihn?
Welche Systeme sind beteiligt?
Was passiert Schritt für Schritt?
Welche Zugänge werden gebraucht?
Wo landen Daten?
Welche Fehler können auftreten?
Wie kann der Prozess notfalls manuell durchgeführt werden?
Und wer ist Ansprechpartner?

Das muss kein 60-seitiges Betriebshandbuch sein.

Es muss nur so gut sein, dass nach einem Jahr jemand anderes versteht, was dort eigentlich passiert.

Datenschutz lässt sich nicht auslagern und vergessen

Auch ohne eigene IT gelten natürlich dieselben Regeln.

Unternehmen sollten wissen, welche Daten ihre Systeme verarbeiten und welche Dienstleister beteiligt sind.

Wenn externe Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten, müssen die entsprechenden datenschutzrechtlichen Vereinbarungen und Rahmenbedingungen passen.

Bei Diensten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums können zusätzliche Anforderungen für Datenübermittlungen hinzukommen.

Dafür muss der Geschäftsführer kein Datenschutzjurist werden.

Aber die Antwort auf:

„Wo liegen unsere Daten eigentlich?"

sollte nicht sein:

„Keine Ahnung, das macht unser IT-Mensch."

Auch KI-Kompetenz braucht keine IT-Abteilung

Seit dem EU AI Act spielt außerdem der kompetente Umgang mit eingesetzten KI-Systemen eine größere Rolle.

Dafür braucht es keinen Wochenkurs in Machine Learning.

Menschen sollten die Systeme verstehen, mit denen sie tatsächlich arbeiten.

Zum Beispiel:

Was darf ich eingeben?
Wo kann das System Fehler machen?
Wie überprüfe ich Ergebnisse?
Was darf automatisch passieren?
Wann muss ich einen Menschen hinzuziehen?

Das kann ein kleines Unternehmen genauso gut organisieren wie ein Großkonzern.

Vielleicht sogar besser, weil die Wege kürzer sind.

Die wichtigere Frage lautet deshalb nicht: Haben wir eine IT?

Sondern:

Haben wir jemanden, der den Prozess kennt? Haben wir jemanden, der die technische Verantwortung übernimmt? Und haben wir geregelt, wie die Lösung betrieben wird?

Wenn diese drei Punkte geklärt sind, kann ein Unternehmen auch ohne eigene IT-Abteilung ziemlich weit kommen.

Man muss nicht alles selbst können.

Man sollte nur vermeiden, ein System aufzubauen, das anschließend niemand versteht.

Mein Fazit

Keine IT-Abteilung zu haben ist für Automatisierung kein Ausschlusskriterium.

Aber es verändert die Anforderungen.

Dann würde ich besonders auf vier Dinge achten:

Kleine und klar abgegrenzte Prozesse zum Einstieg.
Einen Verantwortlichen im Fachbereich.
Einen klar benannten technischen Betreiber.
Dokumentation und einen Plan für Fehlerfälle.

Wenn das steht, kann man ziemlich pragmatisch anfangen.

Und ehrlich gesagt ist mir ein kleiner Betrieb mit einem gut verstandenen Workflow lieber als ein Unternehmen mit einer riesigen IT-Landschaft, bei der niemand mehr weiß, warum eigentlich fünf Systeme dieselbe Kundennummer speichern.

Keine eigene IT zu haben heißt nicht, dass du bei Excel und Handarbeit bleiben musst. Es heißt nur, dass Betrieb, Verantwortung und Übergabe von Anfang an ordentlich geklärt sein sollten. Automations-Radar ansehen.

Wenn du weiterdenken willst

Monika Egglseder

Ich beschäftige mich mit Prozessen, Digitalisierung und Business Automation für kleine und mittlere Unternehmen. Dabei interessiert mich weniger, was technisch alles möglich ist, sondern was im Arbeitsalltag tatsächlich etwas besser macht.

Prozesse. Einfach. Machen.

Erstgespräch anfragen