Praxisfall · Versicherungsagentur
Servicetermine, ohne ständig hinterherzutelefonieren
Ca. 3.500 Kunden · 1–3 Nachfassaktionen · ca. 10 % Absagen
Erinnerungen und Nachfassen sollen verlässlich laufen, während Beratung und persönliche Betreuung bei den Menschen bleiben.
Ausgangslage
Die Versicherungsagentur betreut rund 3.500 Kundinnen und Kunden. Für regelmäßige Servicetermine sind ein Terminbuchungstool und ein Messenger bereits vorhanden. Trotzdem muss bei vielen Einladungen ein- bis dreimal manuell nachgefasst werden. Etwa 10 % der vereinbarten Termine werden abgesagt.
Bisheriger Ablauf
Anstehende Servicetermine werden ausgewählt, Einladungen verschickt und Rückmeldungen einzeln geprüft. Bleibt eine Antwort aus, fasst eine Person erneut nach. Absagen, neue Terminvorschläge und der aktuelle Stand müssen zusätzlich im Blick behalten werden.
Lösungsidee
Das vorhandene Terminbuchungstool und der Messenger werden in einen klaren Erinnerungsprozess eingebunden. Die Automation übernimmt wiederkehrende Schritte und zeigt, wo eine persönliche Rückmeldung nötig ist.
Soll-Prozess
Fällige Servicetermine lösen eine passende Einladung aus. Erfolgt keine Reaktion, werden abgestimmte Erinnerungen versendet. Buchungen, Absagen und offene Rückmeldungen erhalten einen eindeutigen Status. Bestätigte Termine werden im Kalender sichtbar; Sonderfälle landen zur persönlichen Bearbeitung beim Team.
Mögliche Automatisierung
Möglich sind die Auswahl fälliger Kontakte, vorbereitete Nachrichten, zeitgesteuerte Erinnerungen, Statusaktualisierungen sowie die Übergabe bestätigter Termine und offener Fälle an Kalender oder CRM.
Nutzen
Weniger manuelles Nachhalten, ein klarer Überblick über offene Rückmeldungen und eine bessere Nutzung der bereits vorhandenen Werkzeuge. Das Team kann seine Zeit stärker für Beratung und konkrete Anliegen einsetzen.
Was bewusst menschlich bleibt
Die persönliche Beratung, sensible Gespräche, individuelle Terminabsprachen und Entscheidungen in besonderen Situationen bleiben beim Team.